Comment préparer les conversations difficiles avec son équipe

En tant que manager ou leader, éviter une conversation difficile, c’est :

• Laisser place à la frustration

• Saboter la performance collective

• Éroder la confiance👉 Tu "n'évites" pas le confit, tu crées un mal latent qui explosera tôt ou tard.

Voici le process concret pour ne plus reculer.

1. Le bon moment, c’est maintenant

Plus tu attends, plus le malaise grandit.

Prends le temps de digérer l'information, de préparer l'entretien en suivant mon cadre ci-dessous, puis passe à la conversation rapidement.

Quand un problème difficile survient avec un membre de l'équipe, l'étape n°1 est de prendre tes notes et te répondre aux points ci-dessous. Tu appelles ensuite la personne pour un entretien individuel (et tu amènes ces notes avec toi pour t'assurer que tu n'oublies rien.

2. Prépare-toi avec le modèle BIO-C :

Avant de parler à ton collaborateur, écris ces 4 points :

🔹 B – Behaviour (Comportement observé)

Que s’est-il passé concrètement ? Pourquoi avez-vous cette conversation ? Des faits, pas des jugements.

Ex : « Tu es arrivé trois fois en retard cette semaine sans prévenir. »

🔹 I – Impact (Conséquences et ressenti)

Que ressens-tu ? Quel impact sur toi, l’équipe ou les résultats ?

Ex : « Cela ne respecte pas le réglement intérieur et complique la répartition du travail. »

🔹 O – Options (Alternatives ou attentes)

Quelle solution envisager ensemble ? Voici ce que je te propose.

Ex : « Je te propose d’en parler ensemble à 1:1 et de définir une règle claire. »

🔹 C – Conséquences (Si rien ne change)

Le point souvent évité... et pourtant essentiel.

Ex : « Si la situation se répète, un avertissement sera envisagé. »

3. Pendant l’échange : respire… et écoute

Sois claire, ferme, mais humain. Dis ce que tu as observé et ressens sans te justifier.

Évite de meubler ou de te justifier à l’excès. Une fois que c’est dit… tais-toi.

Laisse ton collaborateur s'exprimer également.

4. Et après ?

C'est là que la plupart des managers s'arrêtent. Mais cette partie est cruciale.

Le feedback ne s’arrête pas à la fin de la réunion.

Si la personne le prend personnellement, il y a de fortes chances que sa confiance en elle en ait pris un coup, même si elle ne l'a pas montré.

Votre rôle n'est pas de les dorloter. Mais on doit leur rappeler qu'ils sont toujours dignes de confiance, respectés et plus que capables de progresser.

🔁 Dans quelques jours, fais le point. Non pas pour répéter le feedback, mais pour reconnaître l’effort.

💬 Par exemple :

« J'ai apprécié ton ouverture d'esprit dans notre échange. J'ai déjà remarqué que tu abordes les choses différemment. Continue. »

Cela renforce la conviction. Et c'est la conviction qui permet aux commentaires de perdurer .

Ce qu'il faut retenir :

• Ne marche pas sur la pointe des pieds.

• Prépare ton équipe à s’attendre à des retours réguliers.

• Utilise un cadre (comme le BIO-C) pour éviter que l'échange parte dans tous les sens.

• Fais toujours un suivi avec conviction.

Parce que lorsqu'une personne prend un feeedback personnellement, il s'agit rarement de toi. Il s'agit de la façon dont elle se perçoit.

L'objectif est de rendre le feedback moins comme une confrontation et davantage comme une question de confiance. La leur, et la tienne.

--> Si tu préfères une version téléchargeable, tu peux la retrouver ici.